Struktur, Inhalte und Bedeutung im Rahmen der AEO-Compliance
Die AEO-Zertifizierung („Authorised Economic Operator“) verpflichtet Unternehmen, die in zollrechtlich sensiblen Bereichen tätig sind, zur Umsetzung und Einhaltung definierter Sicherheits-, Kontroll- und Nachweiskriterien. Ein zentraler Bestandteil dieser Compliance-Struktur ist die sogenannte anweisende Dokumentation.
Diese umfasst alle intern gültigen schriftlichen Anweisungen, Prozessbeschreibungen und Verfahrensregelungen, die den zollrelevanten Umgang mit Waren, Informationen, Personen und IT-Systemen regeln. Sie dient als verbindliche Handlungsgrundlage für Mitarbeitende, als Nachweis gegenüber den Zollbehörden und als Werkzeug der internen Kontrolle und Auditierbarkeit.
Die anweisende Dokumentation ist das zentrale Steuerungs- und Nachweisinstrument für AEO- und zollrelevante Abläufe im Unternehmen. Sie muss vollständig, aktuell, praxistauglich und zugänglich sein. Ihre Umsetzung erfordert eine enge Abstimmung zwischen Zollorganisation, Facility Management, IT und Personalabteilung.
Die FM-Abteilung sollte in enger Abstimmung mit der Zollorganisation prüfen, ob technische und organisatorische Maßnahmen mit der Dokumentation übereinstimmen und regelmäßig aktualisiert werden.
Integration in Managementsysteme
CAFM-Systeme zur Verwaltung zollrelevanter Räume und Zutritte
Qualitätsmanagementsysteme (z. B. ISO 9001 / 28000) mit integrierten Anweisungsmodulen
Compliance-Managementsysteme zur Protokollierung und Versionssteuerung
Digitale Schulungsplattformen mit verpflichtender Lesebestätigung von Anweisungen
Typische Fehler und Risiken
Fehlende Versionskontrolle oder veraltete Inhalte
mündliche Regelungen ohne schriftliche Dokumentation
keine Schulungsnachweise → AEO-Auditabweichung
uneinheitliche Regelungen in unterschiedlichen Standorten
fehlende Nachvollziehbarkeit bei Dienstleistereinsätzen
