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Konzept der Transformation

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AEO / Zollbereich: Konzept der Transformation

AEO / Zollbereich: Konzept der Transformation

Das globale Lieferkettenmanagement wird zunehmend durch zollrechtliche Anforderungen, Sicherheitsvorgaben und digitale Kontrollsysteme geprägt. Unternehmen, die zollrelevante Güter exportieren, lagern oder umschlagen, profitieren in der EU von der AEO-Zertifizierung („Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“). Um die damit verbundenen Vorteile zu nutzen – etwa vereinfachte Zollverfahren oder geringere Prüfquoten – ist ein Transformationsprozess erforderlich, der bestehende Betriebsbereiche in prüf- und nachweisfähige Zollinfrastrukturen überführt.

Das „Konzept der Transformation“ beschreibt diesen Wandel: Von einem herkömmlichen betrieblichen Bereich hin zu einem zoll- und AEO-konformen, digital integrierten und organisatorisch gesicherten Zollbereich, der alle baulichen, technischen, dokumentarischen und personellen Anforderungen erfüllt. Dieses Konzept muss planerisch begleitet, betriebsorganisatorisch gesteuert und nachweisbar dokumentiert sein – mit aktiver Rolle des Facility Managements.

Das Konzept der Transformation im AEO-/Zollkontext ist weit mehr als ein technischer Umbau – es ist ein ganzheitlicher Change-Prozess, der alle Dimensionen eines modernen, regelkonformen Betriebsbereichs betrifft.

Nur durch eine vorausschauende, dokumentierte und FM-integrierte Umsetzung lässt sich ein Bereich zollrechtlich sicher, wirtschaftlich effizient und revisionssicher gestalten. Die Transformation ist damit kein einmaliger Schritt, sondern ein Bestandteil der kontinuierlichen Zoll-Compliance im Gebäudebetrieb.

Ziel des Transformationskonzepts

Zollkonforme Betriebsbereiche und Infrastruktur

  • Schaffung zollkonformer Betriebsbereiche mit vollständiger physischer, organisatorischer und IT-seitiger Kontrolle

  • Erfüllung der Anforderungen aus dem EU-Zollkodex (UZK) und den AEO-Kriterien

  • Vermeidung von Betriebsunterbrechungen und Auditabweichungen durch frühzeitige Planung

  • Aufbau einer zukunftssicheren, prüfbaren und digital steuerbaren Zollinfrastruktur

Ausgangslage und typische Auslöser für eine Transformation

  • Aufnahme zollpflichtiger Prozesse (Exportabwicklung, Zolllagerung, Versand)

  • Integration neuer Logistikflächen oder Betriebsgebäude

  • Reorganisation oder Zentralisierung von Lager- und Versandbereichen

  • Anforderungen aus Lieferkettensorgfaltspflicht, AEO-Zertifizierung oder Kundenanforderungen

  • Digitalisierung und Automatisierung logistischer Abläufe

Transformationsziele im Überblick

Bereich

Ziel der Transformation

Bauliche Struktur

klar abgegrenzte, kontrollierbare Zollbereiche

Zutrittskontrolle

physischer Zugangsschutz, Protokollierung, Rollenvergabe

IT-Systeme

zollrelevante Buchungen nachvollziehbar, manipulationssicher

Facility Management

Integration zollkritischer Infrastrukturen in Planung, Betrieb, Wartung

Dokumentation

revisionssichere, digital gestützte Nachweissysteme

Personalorganisation

Schulung, Zugriffsberechtigung, Zuständigkeiten

Bauliche und infrastrukturelle Maßnahmen

  • Errichtung / Anpassung zollrelevanter Zonen (z. B. Versandbereich, Zollpackstelle)

  • Zugangskontrolle durch Schleusen, Türen mit Berechtigungslogik, Videoüberwachung

  • Trennung zu nicht-zollpflichtigen Bereichen baulich sicherstellen

  • Einsatz von manipulationssicheren Lagerbehältern oder RFID-Tracking

Organisatorische Steuerung

  • Erstellung eines Zollzonenplans mit eindeutig definierten Grenzen

  • Verantwortlichkeitsmatrix: Wer hat welche Rolle (z. B. Zollbeauftragter, Betreiber, FM)?

  • Einrichtung eines AEO-Kernteams zur Umsetzung und Begleitung der Transformation

  • Steuerung über Lenkungskreis Zoll/AEO mit Projektverantwortung, Risikoanalyse und Terminkontrolle

Digitale Integration

  • Anbindung der Zollzonen an das ERP-System (SAP, Zollmodule etc.)

  • Protokollierung aller Ein- und Auslagerungen (z. B. chargenbasiert)

  • Schnittstelle zwischen physischer Zutrittskontrolle und digitaler Buchung

  • Einführung von Zollcockpits oder Dashboards für FM, Zollbeauftragte, IT und Betriebsleitung

Prüf- und Nachweiskonzept

  • Erarbeitung eines Nachweisleitfadens gemäß AEO-Selbstauskunft

  • Checklisten für Bauzustand, Zutrittsregelung, Protokollierungsqualität

  • Regelmäßige interne Audits zur Selbstkontrolle

  • Vorbereitungsdokumente für Zoll-Audit oder Re-Zertifizierung

Technisch-bauliche Integration

  • Steuerung von Umbauten, Zutrittsregelungen und sicherheitstechnischer Infrastruktur

  • Sicherstellung der lagerichtigen, normgerechten Umsetzung der Zollzonierung

  • Dokumentation in Planungs- und Betriebsunterlagen (CAD, CAFM, Planserver)

Betrieblich-organisatorische Unterstützung

  • Unterstützung der Zutrittsmatrix (z. B. bei Schlüsselmanagement, Besucherkontrolle)

  • Verknüpfung technischer Systeme mit zollrechtlicher Auditfähigkeit (z. B. Kameras, Protokolle)

  • Kontrolle von Fremdfirmenzugang und Reinigungsdienstleistungen

  • Integration in Notfallmanagement, Brandschutzkonzepte und Zutrittsregelung

Umsetzungsschritte

  • Ist-Analyse der bestehenden Strukturen

  • Definition der Soll-Zollzonen (mit FM, Zoll, IT, Betrieb)

  • Lückenanalyse (baulich, organisatorisch, IT)

  • Erstellung eines Maßnahmenplans (Zuständigkeiten, Fristen, Budgets)

  • Umsetzung mit begleitender Projektsteuerung und Dokumentation

  • Interne Prüfung (Selbstaudit)

  • Übergabe und Vorbereitung auf AEO-Behördenprüfung

Erfolgsfaktoren für die Transformation

  • Frühzeitige Einbindung von Facility Management, Zollbeauftragten, IT und Betrieb

  • Strikte Dokumentationsstruktur und revisionssichere Ablage

  • Klare Zonen- und Zugriffsmatrix

  • Digitale Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Prozesse

  • Schulung der betroffenen Personen auf neue Abläufe

  • Pflege eines Transformationshandbuchs zur Vorbereitung auf Re-Audit