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Planungsbegleitendes FM effizient steuern

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AEO-Zulassung und Zollbereich – Anforderungen an das planungsbegleitende Facility Management

AEO-Zulassung und Zollbereich – Anforderungen an das planungsbegleitende Facility Management

Unternehmen, die zollrechtlich relevante Bereiche betreiben oder eine AEO-Zertifizierung (Authorised Economic Operator) anstreben, müssen umfangreiche sicherheitstechnische, organisatorische und bauliche Anforderungen erfüllen. Diese betreffen nicht nur die operative Zollabwicklung, sondern auch die Gestaltung und Nutzung der betroffenen Gebäude und Flächen. Genau hier setzt das planungsbegleitende Facility Management (FM) an: Es stellt sicher, dass bereits in der Gebäudeplanung, der Flächenstruktur und im technischen Ausbau zollkonforme Lösungen geschaffen werden.

Das planungsbegleitende Facility Management ist für Unternehmen mit Zoll- und AEO-relevanten Prozessen ein strategischer Erfolgsfaktor. Nur durch frühzeitige Integration sicherheitsrelevanter, technischer und betrieblicher Anforderungen kann eine zollkonforme Infrastruktur entstehen, die langfristig auditierbar, wirtschaftlich und betriebssicher bleibt. FM-Verantwortliche müssen die zollrechtlichen Anforderungen kennen und in die eigene Betreiberstrategie übersetzen – damit Zoll und Betrieb Hand in Hand laufen.

Planungsbegleitendes Facility Management zielführend einsetzen

Grundlagen: AEO-Status und zollrechtliche Anforderungen an Betriebsflächen

  • Der AEO-Status (zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) basiert auf den Vorschriften des Unionszollkodex (UZK).

  • AEO-F (Full), AEO-S (Sicherheit) und AEO-C (Zollrechtliche Vereinfachungen) unterliegen unterschiedlichen Prüfkriterien.

  • Betriebsflächen müssen physisch, organisatorisch und digital gegen unbefugten Zugriff gesichert sein.

  • Besonders relevant: Zollzonen, Lager für unverzollte Ware, Versandbereiche, IT-Zonen, Ein- und Ausgangslogistik.

Das Facility Management übernimmt eine Schnittstellenfunktion zwischen:

  • Projektentwicklung und Gebäudeplanung

  • Zollabwicklung und Sicherheit

  • Betreiberverantwortung und Flächennutzung

Bereits in der Planungs- und Bauphase müssen zollrelevante Anforderungen berücksichtigt werden, z. B.:

  • Trennung von Zoll- und Nicht-Zollflächen

  • Videoüberwachung, Zutrittskontrollsysteme

  • Überfahrkontrolle, Umzäunung, Zugangstore

  • Beleuchtung, Sichtachsen und Fluchtwegführung

  • Lagertechnik mit nachweisfähiger Zugangsdokumentation

FM-relevante Themenfelder bei zollrelevanten Betriebsstätten

  • Zutrittskontrolle: Erfassung von Bewegungen, Regelung von Personal- und Besucherverkehr (z. B. getrennte Schleusen)

  • Technisches Monitoring: Aufschaltung von Alarmen und Videodaten auf GMS-Systeme

  • Reinigung und Instandhaltung: Dokumentation aller Vorgänge, Schulung der beauftragten Dienstleister

  • Flächenmanagement: Eindeutige Zonierung im CAD-Plan und CAFM-System

  • Lagerverwaltung: Einbindung in Materialflussplanung mit Nachweisführung für unverzollte Ware

  • Datensicherheit: Zugriffsschutz auf sensible Datenbereiche im Gebäude (z. B. Serverräume, Netzwerkverbindungen)

Dokumentationspflicht und Nachweissysteme

  • CAD-/CAFM-basierte Flächenstruktur mit Kennzeichnung zollpflichtiger Bereiche

  • Dokumentation der Sicherheitsausstattung (z. B. Kameras, Türsysteme, Brandschutz)

  • Schulungsnachweise für FM- und Reinigungspersonal

  • Zutrittsprotokolle und Wartungsberichte

  • Einbindung in internes Compliance-Management

Das Facility Management unterstützt bei:

  • Vorbereitung von Audits für AEO-Zertifizierung oder Betriebserlaubnis von Zolllagern

  • Klare Regelung der Verantwortlichkeiten für Reinigung, Schlüsselvergabe, Wartung und Störungsmanagement

  • Erstellung einer Betreiberdokumentation für zollrelevante Infrastruktur