AEO / Zollbereich: Relaunch – organisatorische, bauliche und dokumentarische Anforderungen beim Neustart zollrelevanter Betriebsbereiche
Ein Relaunch eines AEO-zertifizierten Bereichs oder eines zollrechtlich überwachten Betriebsabschnitts – etwa durch Umbau, Standortwechsel, Neuorganisation oder Änderung der betrieblichen Struktur – erfordert eine strikte Neubewertung und Dokumentation. Im Fokus stehen dabei die Einhaltung der AEO-Kriterien gemäß EU-Zollkodex (UZK), die bauliche Sicherung zollrelevanter Räume, die organisationale Abgrenzung und Prozessbeschreibung, sowie die lückenlose Verwaltungs- und Nachweisstruktur. Facility Management, IT, Zollbeauftragte, Sicherheitsbeauftragte und interne Fachbereiche müssen beim Relaunch eng zusammenarbeiten, um die Re-Zertifizierung oder Fortgeltung des AEO-Status zu gewährleisten. Der Relaunch eines zollrelevanten Bereichs ist kein rein betrieblicher Umbau, sondern ein sicherheits- und dokumentationsrelevanter Prozess mit hoher Außenwirkung. Nur durch eine vollständige bauliche, organisatorische und IT-seitige Neudefinition und Nachweisführung kann der bestehende AEO-Status gesichert oder neu beantragt werden. Das Facility Management übernimmt dabei eine zentrale Koordinationsfunktion, indem es zwischen Planung, Technik, Organisation und Nachweisführung vermittelt. Ziel ist es, eine prüfungssichere, praxisfähige und digital gesteuerte Zollinfrastruktur aufzubauen, die auch zukünftigen Anforderungen standhält.
Ausgangslage: Was ist unter einem Relaunch zu verstehen? - Ein „Relaunch“ im Zollkontext kann bedeuten:
Umzug oder Umbau zollrelevanter Lager-, Verpackungs- oder Versandflächen
Zusammenlegung oder Trennung von Betriebsbereichen
Einführung neuer Zutritts- oder IT-Strukturen in zollkritischen Bereichen
Wechsel des Facility Managements oder sicherheitsrelevanter Dienstleister
Aufnahme neuer Geschäftsprozesse, die AEO-pflichtig sind
In allen Fällen muss geprüft werden, ob die bisherigen Prozesse, Pläne und Zuständigkeiten weiterhin AEO-konform sind – und welche Nachweise neu zu erbringen sind.
AEO-Status gemäß EU-Zollkodex (UZK) - Der AEO-Status basiert auf den Anforderungen der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 und umfasst u.a.:
Zuverlässigkeit des Unternehmens (Zahlungsverhalten, Bonität, Vorstrafenfreiheit)
Buchführungssysteme, die zollrechtliche Nachvollziehbarkeit gewährleisten
Zutritts- und Zugriffskontrolle in zollrechtlich sensiblen Bereichen
Sicherheitsstandards für Gebäude, Anlagen, Personen und Warenflüsse
Je nach Kategorie sind unterschiedlich tiefgehende technische, organisatorische und dokumentarische Anforderungen zu erfüllen.
Bauliche Struktur
Zonenplan aktualisieren
Zugänge zu sicherheitsrelevanten Bereichen kontrollieren
Flächenumwidmung dokumentieren (z. B. neue Packzonen, Übergabeplätze)
Ertüchtigung der Gebäudehülle (z. B. Einbruchschutz, Videoüberwachung, Beleuchtung)
Organisatorische Prozesse
Neuzuordnung von Verantwortlichkeiten (Zollbeauftragte, Facility, IT)
Kontrolle externer Dienstleister (FM, Reinigung, Logistik)
Sicherstellung der Dokumentation von Warenbewegungen, Zugriffen, physischen Übergaben
Abgleich mit AEO-Fragebogen (Selbstauskunftsformular)
Technische Infrastruktur
Aktualisierung Zutrittssysteme (z. B. neue Lesepunkte, Nutzerrollen)
Übergabeprotokolle zu Sicherheitsinstallationen
Sichtbarkeit in GLT oder GMS bei zollrelevanten Zuständen
IT-Systeme mit Protokollierung zollrelevanter Transaktionen
Aufgaben des FM im AEO-Relaunch
Koordination baulicher Maßnahmen gemäß AEO-Vorgaben
Erstellung aktualisierter Flächen- und Zonenpläne (lagerichtig, revisionssicher)
Unterstützung bei Zutrittszonenmatrix (wer darf wann wohin)
Begleitung von Re-Audits oder Behördenabnahmen
Integration zollrelevanter Maßnahmen in CAFM / Betriebsführungssysteme
Kritische Schnittstellen
Brandschutz (bauliche Öffnungen = Sicherheitslücken?)
Reinigung (Umgang mit zollrelevanten Abfällen oder Verunreinigungen)
Poststellen / Versand (Unkontrollierte Warenflüsse vermeiden)
Umzugsdienste (Inventarverfolgung bei Bereichswechsel)
Für die AEO-Aufsicht oder Re-Zertifizierung müssen bereitgestellt werden:
aktueller Gebäude- und Nutzungsplan mit markierten AEO-Bereichen
Nachweise über Zugangssicherung und bauliche Sicherheit
Beschreibung organisatorischer Prozesse (z. B. Abläufe bei Exportverpackung)
Berechtigungsverzeichnisse (physisch + IT)
Maßnahmenpläne für Schulung und Sensibilisierung des Personals
Nachweise über Lieferanten- und Dienstleisterüberwachung
Kontrollsystem zur Vorbeugung gegen Manipulationen / Unregelmäßigkeiten
Handlungsempfehlungen für einen erfolgreichen Relaunch
Frühzeitige Koordination zwischen Zoll, FM, IT und Betrieb
Einberufung eines AEO-Lenkungskreises für den Relaunch
Nutzung von Checklisten nach AEO-Fragebogen (Selbstaudit)
Digitale Integration in CAFM / Compliance-Systeme
Schulung aller betroffenen Personen (z. B. Warenausgabe, Facility, Empfang)
Externe Fachberatung bei komplexer Umstrukturierung hinzuziehen
Rechtzeitig Zollbehörde einbinden – ggf. Vor-Ort-Termin anstreben
