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Prozessoptimierung im Facility Management

Facility Management: Authorised Economic Operator » Strategie » Prozessoptimierung

Effizienz, Sicherheit und Compliance im zollrelevanten Betriebsablauf steigern

Effizienz, Sicherheit und Compliance im zollrelevanten Betriebsablauf steigern

Unternehmen mit AEO-Zertifizierung oder zollrelevanten Prozessen stehen vor der ständigen Aufgabe, ihre internen Abläufe nicht nur gesetzeskonform, sondern auch wirtschaftlich und risikominimierend zu gestalten. Das betrifft insbesondere die Bereiche Wareneingang, Versand, Lagerung, IT-Dokumentation und Zutrittskontrolle. Eine gezielte Prozessoptimierung im Zollbereich trägt dazu bei, die Anforderungen des EU-Zollkodex (UZK) effizient zu erfüllen, Fehlerquellen zu minimieren, Personal zu entlasten und die Revisionssicherheit zu verbessern. Dabei sind sowohl technische, organisatorische als auch systemische Verbesserungen zu berücksichtigen – unter aktiver Beteiligung des Facility Managements, der Zollorganisation, der IT und der operativen Fachbereiche.

Die Prozessoptimierung im AEO- und Zollbereich ist ein zentraler Baustein für die wirtschaftliche und rechtskonforme Betriebsführung. Wer zollrelevante Abläufe aktiv analysiert, systematisch verbessert und digital absichert, kann nicht nur Prüfaufwand und Risiken reduzieren, sondern auch die interne Effizienz erheblich steigern. Das Facility Management trägt entscheidend zur erfolgreichen Umsetzung bei – durch bauliche Steuerung, digitale Integration, Zutrittsorganisation und systematische Betriebsdokumentation. Die Prozessoptimierung ist dabei kein Projekt, sondern ein fortlaufender Bestandteil des AEO-Compliance-Systems.

Zielsetzung der Prozessoptimierung im AEO-/Zollkontext

Stabilisierung der AEO-Vorgaben im Tagesgeschäft

  • Erfüllung und Stabilisierung der AEO-Vorgaben im Tagesgeschäft

  • Vereinfachung zollrelevanter Prozesse, z. B. durch Standardisierung oder Digitalisierung

  • Reduktion manueller Fehlerquellen und Reibungsverluste zwischen Abteilungen

  • Effizienzsteigerung im Material- und Informationsfluss

  • Nachweisbare Prozessqualität bei internen und externen Audits

  • Stärkung der Compliance-Resilienz gegenüber regulatorischen Veränderungen

Prozessaufnahme

  • Erfassung zollrelevanter Prozesse durch Prozesslandkarten (z. B. für Wareneingang, Versand, Lagerentnahme)

  • Abbildung aller Schnittstellen zwischen Zoll, Logistik, FM, IT, Dienstleistern

  • Identifikation von Medienbrüchen, Doppelarbeiten, manuellen Zwischenschritten

AEO-Selbstcheck (z. B. mit Hilfe des AEO-Fragebogens)

  • Ist jeder Prozessschritt dokumentiert?

  • Sind Zugriffe und Übergaben rückverfolgbar?

  • Sind Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt?

  • Gibt es Plausibilitätsprüfungen und Eskalationsroutinen?

Wareneingang und Ausgang

  • Einführung eines Barcode- oder RFID-Scans zur Buchung zollpflichtiger Vorgänge

  • Trennung zollfreier und zollpflichtiger Waren durch visuelle Codierung und getrennte Wege

  • Zeitfenstergesteuerte Lieferungen zur Vermeidung von Sicherheitskonflikten

Lagerlogistik

  • Reorganisation der Zollzonen im Lager (z. B. klar abgetrennte Versand- und Kommissionierbereiche)

  • Einsatz von Lagerverwaltungssystemen mit Zollschnittstelle (z. B. ATLAS, SAP GTS)

  • Automatische Protokollierung von Ein-/Auslagerungen zollpflichtiger Artikel

Zutrittsmanagement

  • Umsetzung einer rollenbasierten Zutrittsmatrix mit digitaler Protokollierung

  • Überprüfung und Reduzierung unnötiger Zugriffsberechtigungen

  • Einführung eines automatisierten Zutrittskontrollsystems mit Audit-Export

Dokumentation und Auditfähigkeit

  • Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für AEO-bezogene Nachweise

  • Strukturierte Ablage nach Dokumententypen: Protokolle, Pläne, Schulungsnachweise

  • Schulung zur korrekten Dokumentation zollrelevanter Vorgänge durch Fachabteilungen

Infrastruktur und Zutrittskontrolle

  • Prüfung von baulichen Zugängen, Schleusen, Brandschutztrennungen im Zollbereich

  • Koordination der Zutrittsregelungen für Mitarbeiter, Fremdfirmen, Reinigung, Technik

  • Bereitstellung von lagerichtigen Zonenplänen für das Audit

Betriebssicherheit und Revisionssicherheit

  • Pflege der technischen Sicherheitseinrichtungen (z. B. Kameras, Schließsysteme)

  • Begleitung der zollrelevanten Infrastruktur im CAFM-System

  • Wartungs- und Prüfkonzepte mit zollrechtlicher Relevanz eindeutig zuordnen

Unterstützung bei Schulung und Kommunikation

  • FM als Multiplikator bei Mitarbeiterschulungen für Zutritt und Sicherheitszonen

  • Integration zollrelevanter Abläufe in FM-gestützte Unterweisungspläne

Digitale Unterstützung der Optimierung

  • Zollcockpits oder Dashboards zur Echtzeitüberwachung kritischer Prozesse

  • Einsatz von CAFM-/ERP-Schnittstellen zur Verknüpfung technischer und betrieblicher Daten

  • Automatische Eskalationsmeldungen bei Regelverstößen (z. B. falscher Zutritt, fehlende Dokumente)

  • Audit-Vorbereitung durch automatisierte Berichtsfunktion (z. B. Schulungsquote, Zutrittsprotokoll)

Messung von Optimierungserfolgen (KPI-Vorschläge)

Kennzahl

Bedeutung

Zeitspanne Wareneingang → Zollfreigabe

Prozessdurchlaufzeit

% vollständig dokumentierter Vorgänge

Nachweissicherheit

Anzahl Abweichungen bei Zollprüfung

Qualitätsindikator für Prozesssteuerung

Schulungsquote zollrelevanter Rollen

Personalcompliance

Anteil automatisierter Abläufe

Digitalisierungspotenzial

Erfolgsfaktoren

  • Interdisziplinäres Team aus Zoll, IT, Logistik, FM und Organisation

  • Digitalisierung nicht nur als Ziel, sondern als Werkzeug zur Revisionsfähigkeit

  • Frühzeitige Einbindung der operativen Einheiten in die Optimierung

  • Iteratives Vorgehen mit kontinuierlicher Verbesserung

  • Einrichtung eines AEO-Prozessmanagements mit Auditfunktion