Nutzereinbauten im Kontext eines GU-Vertrages

Der Status „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ wird Unternehmen verliehen, die besondere Zuverlässigkeit und Sicherheitsstandards im internationalen Warenverkehr nachweisen können.

Vorteile: Vereinfachte Zollverfahren, beschleunigte Abfertigung, weniger Kontrollen.

Um den AEO-Status zu erhalten oder zu behalten, müssen Unternehmen entsprechende räumliche, organisatorische und security-relevante Anforderungen erfüllen.

Häufig ist ein speziell gesicherter Bereich im Unternehmen nötig, in dem Zollabfertigung, Warenkontrollen und Dokumentenprozesse stattfinden.

Die Anforderungen können u. a. aus nationalen Vorschriften (z. B. Zollkodex der Union, UZK) und AEO-Leitlinien resultieren.

Ein Generalunternehmer (GU) ist für die schlüsselfertige Erstellung bzw. den Umbau eines Bauprojekts verantwortlich.

Möchte der Nutzer – etwa die betriebliche Zollabteilung – spezifische Einbauten oder Sicherheitsfeatures umgesetzt haben (z. B. Schleusen, Trennwände, Sicherheitstüren, Kontrollkabinen), so werden diese Leistungen i. d. R. in Abstimmung mit dem GU als Zusatz- oder Sonderleistungen vertraglich geregelt.

Eine Neuausschreibung wird erforderlich, wenn diese Einbauten entweder nicht Bestandteil des ursprünglichen GU-Vertrags waren oder in deutlich abgewandelter Form neu definiert werden müssen.

Grundlage ist der Zollkodex der Union (UZK) und dessen Durchführungsbestimmungen.

AEO-bezogene Anforderungen werden in diversen EU-Dokumenten beschrieben (z. B. Leitlinien der Zollbehörden zum AEO-Status).

Neben EU-Regelungen können länderspezifische Gesetze oder Zollvorschriften greifen.

Beispiel: Deutsche Zollverwaltung (Zollverwaltungsgesetz, Abgabenordnung).

Landesbauordnungen (z. B. Musterbauordnung MBO, LBO des jeweiligen Bundeslandes).

Brandschutzanforderungen, Barrierefreiheit, Energiestandards – je nach Projektumfang.

Bei AEO relevante Punkte zu Sicherheitskonzepten: Zugangskontrolle, Kameraüberwachung, Lager- und Dokumentensicherheit.

Ggf. Datenschutzvorgaben (z. B. DSGVO), wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden (Zollpapiere, Lieferantendaten).

Zollabfertigungsbereich: Büros oder Arbeitsplätze für Zollpersonal, Schalter, Schleusen, Sicherheitskabinen.

Abtrennung von Sicherheitszonen: Getrennte Bereiche für unverzollte und verzollte Waren, Sichtschutz, Alarmanlagen, verschließbare Tore.

Kontroll- und Prüfraum: Ausgestattet für die Warenprüfung (Tische, Hebevorrichtungen, ggf. Röntgentechnik).

Zutrittskontrollsystem (Kartenleser, Codeschlösser, biometrische Systeme).

Videoüberwachung (CCTV) mit Aufzeichnung nach AEO-Konformität (je nach Sicherheitsstufe).

IT-/Netzwerkinfrastruktur für Zollsoftware, sichere Datenleitungen zum Zoll.

Brand- und Einbruchmeldeanlagen ggf. mit direkten Meldeschleifen zu Behörden oder Sicherheitspersonal.

Mechanische Sicherheit (Sicherheitstüren, verstärkte Wände, Tresore, Schließfächer).

Spezielle Beleuchtung, gegebenenfalls flimmerfrei/geeignet für Kameraprüfungen.

Temperierte Bereiche für empfindliche Waren oder Dokumente.

Lagerflächen mit Palettenregalen oder Schutzschränken (z. B. für Zollplomben, Dichtungen, Dokumente).

Absauganlagen oder spezialisierte Entsorgungsanlagen, falls Gefahrstoffe im Spiel sind.

In einem bestehenden GU-Vertrag sind meist Standard-Leistungen für den Bau- oder Umbau eines Gebäudes definiert.

Spezifische Zoll- bzw. AEO-Anforderungen können ursprünglich nur grob abgebildet oder noch gar nicht vereinbart sein.

Änderungen der Anforderungen: Neue Zollvorschriften, geänderte Layouts, höhere Sicherheitsstufen für AEO-Zertifizierung.

Umfangserweiterungen: Der Zollbereich wird vergrößert oder neu konzipiert.

Qualifizierte Fachunternehmen: Für bestimmte Sicherheitseinbauten oder IT-Anlagen ist u. U. ein spezialisiertes Unternehmen gefragt, das nicht vom ursprünglichen GU abgedeckt wird. In diesem Fall könnte man ein Nachtragsangebot beim GU einholen oder eine separate Ausschreibung (Teilausschreibung) durchführen.

Nachtrag zum GU-Vertrag: Wenn der GU die passenden Subunternehmer oder Kompetenzen hat und das Budget für die Erweiterungen einvernehmlich geregelt wird.

Separate Losvergabe: Ein Los für die zoll- und sicherheitsrelevanten Einbauten, das ggf. an einen weiteren Generalübernehmer (oder Fachunternehmen) vergeben wird.

Hybrid-Modell: Der GU übernimmt die Koordination, aber es erfolgt eine Fachlosausschreibung für spezielle sicherheitstechnische Gewerke (z. B. Zutrittskontrollsysteme).

Abstimmung mit Zollbehörden bzw. internen Compliance-Abteilungen, um sämtliche AEO-relevanten Vorgaben zu erfassen.

Erstellung eines Lastenhefts mit Sicherheitskonzept, Raumaufteilung, technischen Spezifikationen.

Zusammenarbeit mit Architekten, Fachplanern (z. B. Elektrotechnik, Sicherheitstechnik) und dem GU.

ggf. Machbarkeitsstudien zur baulichen Umsetzung (Sind z. B. Wände tragend? Wo kann eine Schleuse eingebaut werden?).

Bei öffentlichen Auftraggebern: Einhaltung der Vergaberichtlinien (VOB, GWB, VgV, UVgO).

Bei privaten Auftraggebern: Freiere Gestaltung, aber oft ähnlich strukturierte Verfahren (Einholung mehrerer Angebote, Bieterfragen, Verhandlungsrunden).

Leistungsbeschreibung als Anhang: sehr detailliert, damit Bieter alle Positionen (Bautechnik, Sicherheitssysteme) kalkulieren können.

Fachliche Eignung: Referenzen in sicherheitskritischen Bauten (Behörden, Zoll, Logistikzentren).

Preis: Pauschal-, Einheitspreis- oder Mischkalkulation.

Qualität und Termintreue: Ggf. Service-Level-Agreements, Garantiezeiten, Wartungsverträge für IT-/Sicherheitstechnik.

Nachverhandlungen (bei Verhandlungsverfahren) oder Direktzuschlag (bei eindeutigem Bestangebot).

Integration ins bestehende GU-Vertragsgefüge: Bauzeitenplanung, Schnittstellenkoordination, Gewährleistung.

Bauzeitenplan: Einhaltung von Meilensteinen (z. B. wann muss die Schleuse fertig sein, wann wird die IT installiert?).

Schnittstellenmanagement: Elektrotechnik, Statik, baulicher Brandschutz, Zutrittskontrollinfrastruktur – klare Zuordnung, wer was liefert.

Bauliche Abnahme: Inkl. Prüfung von Sicherheitseinrichtungen, Türen, Wänden, Schleusen.

Behördliche Abnahmen: Z. B. durch Zoll oder andere Aufsichtsbehörden (Brandschutz, VdS, Baurechtsbehörde).

Dokumentationspflicht: As-Built-Unterlagen, Wartungs- und Bedienungsanleitungen, Sicherheitsdokumente.

Übergabe an die internen Zollverantwortlichen bzw. Nutzer.

Einweisung/Schulung in Sicherheits- und Kontrolltechnik (z. B. Zutritts-System, Alarmkonzepte).

Testläufe mit realen Zollprozessen (z. B. Probescanning von Waren, Dokumentenablauf).

AEO erfordert, dass Sicherheits- und Zollprozesse dauerhaft auf dem neuesten Stand sind.

Regelmäßige Wartung von Zutrittskontrolle, Videoanlagen, ggf. Brandschutz und Elektroinstallationen.

Anpassung an neue Zollvorschriften oder Unternehmensänderungen (z. B. größerer Warenumschlag, neue Sicherheitsanforderungen).

AEO-Status setzt hohe Vertrauenswürdigkeit voraus, weshalb in Ausschreibungen genaue Ausführungen zu Zutrittsberechtigungen, Dokumentation, Personal- und Lieferantenkontrollen gemacht werden sollten.

Sicherheitseinbauten und IT-Lösungen können teurer werden als Standardbauleistungen.

Planungspuffer für unvorhergesehene Anpassungen (z. B. wenn Zollbehörden kurzfristige Änderungen fordern).

Ist der Zollbereich bzw. die AEO-Infrastruktur nicht rechtzeitig fertig, gefährdet dies den Betriebsstart oder den AEO-Status.

Enge Abstimmung der Projektbeteiligten (GU, Fachplaner, Auftraggeber, Zollbehörde) von Anfang an.

Dienstleister für sicherheitsrelevante Gewerke sollten Zertifizierungen (z. B. DIN EN 50518 für Alarmempfangsstellen, ISO 9001, VdS-Zulassungen) vorweisen und Referenzen aus vergleichbaren Projekten.

Ggf. Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) wegen sensibler Zollprozesse.

Da AEO regelmäßig auditiert wird (Zoll- und Sicherheitsprüfungen), müssen Dokumentation und Prozesse in Bezug auf Bau und Technik sehr transparent bleiben.

Alle Umbauten und technischen Anlagen sollten so konzipiert sein, dass sie jederzeit Audit- und Prüfanfragen standhalten.