Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Strategische Umzugsplanung

Facility Management: Authorised Economic Operator » Strategie » Strategische Umzugsplanung

Zollkonforme Standortverlagerung unter Berücksichtigung baulicher, organisatorischer und digitaler Anforderungen

Zollkonforme Standortverlagerung unter Berücksichtigung baulicher, organisatorischer und digitaler Anforderungen

Zollkonforme Standortverlagerung unter Berücksichtigung baulicher, organisatorischer und digitaler Anforderungen

Ein Umzug zollrelevanter Bereiche oder AEO-zertifizierter Betriebsstätten stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Anders als bei herkömmlichen Standortwechseln müssen nicht nur logistische und technische Aspekte geplant werden – vielmehr sind auch sicherheits-, dokumentations- und compliance-relevante Anforderungen zu beachten. Die Umzugsplanung muss gewährleisten, dass AEO-Kriterien gemäß EU-Zollkodex lückenlos eingehalten werden: von der baulichen Absicherung über die Zutrittsorganisation bis zur IT-Dokumentation. Ziel ist ein unterbrechungsfreier, rechtskonformer Übergang des zollrechtlich relevanten Betriebs an einen neuen Standort. Das Facility Management (FM) spielt hierbei eine zentrale Rolle.

Ein zollkonformer Umzug erfordert mehr als einen technischen Projektplan – er ist ein zertifikatsrelevanter Change-Prozess, der alle AEO-Vorgaben im baulichen, organisatorischen und digitalen Sinne erfüllen muss. Das Facility Management trägt hierbei entscheidend zum Erfolg bei, indem es zollrelevante Infrastruktur planerisch integriert, baulich absichert und betrieblich begleitet. Nur durch ein strukturierte, interdisziplinär getragene Umzugsplanung kann der AEO-Status ohne Unterbrechung erhalten oder neu aufgebaut werden.

Zielsetzung der strategischen Umzugsplanung im Zollkontext

Sicherstellung der AEO-Compliance während des Umzugs

  • Sicherstellung der AEO-Compliance vor, während und nach dem Umzug

  • Planung und Absicherung zollrelevanter Betriebsbereiche am neuen Standort

  • Vermeidung von Unterbrechungen, Auditabweichungen und Kontrollverlusten

  • Abstimmung mit Zollbehörden, Dienstleistern und internen Schlüsselrollen

  • Integration der Zollanforderungen in alle Teilprojekte der Umzugsplanung

Ausgangslage: Wann ist zollrelevante Umzugsplanung erforderlich?

  • Verlagerung eines zertifizierten AEO-Standorts in ein neues Gebäude

  • Zusammenführung / Trennung von Logistik-, Versand- oder Lagerbereichen

  • bauliche Umstrukturierung bestehender AEO-Zonen

  • Neuausrichtung der Sicherheitszonen durch Fusion, Auslagerung oder Digitalisierung

  • Umzug sensibler Infrastruktur: Zollpackplätze, Zolllager, Kontrollbereiche

EU-Zollkodex (UZK) und AEO-Vorgaben

  • Aufrechterhaltung der baulichen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen

  • Sicherstellung der Zugriffs- und Zutrittskontrolle zu zollrelevanten Räumen

  • Buchführung, Datenverfügbarkeit und Zugriffsschutz auch am neuen Standort

  • Regelung von Dienstleisterzugängen und Externenzugriffen

Mitteilungspflicht bei Standortwechsel

  • Relevante Änderungen sind der Zollbehörde unverzüglich mitzuteilen

  • Bei erheblichen Änderungen erfolgt ggf. eine erneute Prüfung / Re-Zertifizierung

  • Umzug darf nur in Abstimmung mit der Zollbehörde erfolgen

Analysephase

  • Erfassung aller zollrelevanten Prozesse und Flächen

  • Identifikation zollkritischer Infrastrukturen (z. B. Lager, Serverräume, Zolltor)

  • Überprüfung bestehender AEO-Zertifizierungen und ihrer Gültigkeit

  • Abstimmung mit Zollbeauftragten, IT, FM und Leitung

Planung

  • Erarbeitung eines Zonenplans für den neuen Standort (zollpflichtig / zollfrei)

  • Definition von Übergabe-, Kontroll- und Sicherheitszonen

  • Planung der baulichen und technischen Zutrittssicherung (z. B. Schleusen, Kartensysteme)

  • Definition der Anforderungen an IT-Schnittstellen, Datenübertragbarkeit, Protokollierung

  • Abstimmung der Maßnahmen mit der Zollbehörde

Realisierung

  • Umbau / Neubau der Infrastruktur entsprechend den Zollvorgaben

  • Installation der Zutrittssysteme und Sicherheitskomponenten

  • physische Umzugsplanung mit Rückverfolgbarkeit der Warenbewegung

  • Datenmigration mit Sicherstellung der IT-Compliance

  • Übergabeprüfung mit Beteiligung Zollverantwortlicher / Behörden

Betriebseinführung

  • Durchführung von Testläufen und Kontrollgängen

  • Schulungen für betroffene Mitarbeiter (z. B. Warenausgang, Lager, Sicherheit)

  • Erstellung / Aktualisierung des Betriebskonzepts für den neuen Standort

  • Einbindung der zollrelevanten Flächen und Prozesse in CAFM / GMS / ERP-Systeme

  • Protokollierung der Umstellung für spätere Audits

Rolle des Facility Managements

  • die bauliche Vorbereitung der Zollzonen (Sicherheitsanforderungen, Trennung, Lagerplanung)

  • die Steuerung der Zutritts- und Zugriffsorganisation

  • die Verknüpfung technischer Infrastrukturen mit zollrelevanten Systemen

  • die Dokumentation und Planpflege der neuen Flächenstruktur

  • die Begleitung der Abnahme- und Übergabeprozesse mit Zoll und Betriebsleitung

Dokumentation und Nachweisführung

  • Übergabeprotokoll Zollbereiche alt/neu

  • Lagerichtige Planunterlagen (Zonenplan, CAD, digital)

  • IT-Dokumentation (Zugriffskontrolle, Backup)

  • Schulungsnachweise für zollkritisches Personal

  • Maßnahmenverzeichnis aus Gefährdungs- oder Risikoanalyse

  • Protokolle zu Zutrittsfreigabe, Zugangslisten, Interventionszeiten

  • Audit-Logik (wer hat wann was umgezogen / protokolliert / dokumentiert)

Kritische Erfolgsfaktoren

  • Frühzeitige Einbindung der Zollbehörde / zuständigen Hauptzollämter

  • Einbindung aller relevanten Rollen: Zoll, FM, IT, Logistik, Datenschutz

  • Klare Verantwortlichkeitsmatrix für Alt- und Neubetrieb

  • Rechtzeitige Umsetzung der baulichen und technischen Sicherungsmaßnahmen

  • Übergabefähige, auditierbare Dokumentation zum Umzug

  • Kommunikation an betroffene Mitarbeitende und Dienstleister